ファシリテーターが会議を効率的に準備・進行する11のコツ

会議の進め方に悩んだことはありませんか？
本記事では会議を効率的に進めて有意義な結果をもたらす「ファシリテーター」のコツをご紹介します。

ファシリテーターとは、ファシリテーションを担当する人のことです。ファシリテーターは「調整役」というように翻訳されますが、ビジネスシーンでは会議の進行を担う人を示すことが多いでしょう。ファシリテーターは中立的な立場から目的に沿った進行を行い、参加者の意見を引き出しながら適切な結論へ導かねばなりません。

会議において「結論が出ない」「うまくいかない」「納得できる話し合いにならなかった」「妥結への道筋が見えないまま次回に持ち越しになった」など、課題が残るようなことが続いているならファシリテーションに問題があるのかもしれません。ファシリテーターとはどんな役割で何をするべきなのかをしっかりと理解することで、会議を効率的に良い方向に進めることができます。

では、改めてファシリテーターの役割とはどんなものなのかを確認しましょう。

ファシリテーターを会議の司会と思われている方も多いのですが、ファシリテーターは、会議の進行役だけを指すものではありません。何らかの目的を持ったチームが最大の成果を出せるようにする為の支援を行うことがファシリテーターの役目です。
その役目を果ために、メンバー間の中立的な立場に立ち、チームのプロセスを管理して、チームワークを高めさせるようメンバーを支援する活動を行います。

では、会議の場においてファシリテーターの役目を果たすためにはどのような役割を担っているのでしょうか？

参加者を議論の内容に集中させる

当然、参加者が議論そっちのけで違うことを考えていては会議は効率的に進みません。参加者がしっかり議論に集中できるように環境や雰囲気を整えながら会議を進行します。

参加者の各々の知識を引き出して議論に活用させる

参加者が会議に呼ばれる理由は、その人が持つ知識や経験を目的達成に向けて活用させるためにあります。参加メンバーから知識や経験に基づく意見を引き出し、議論をより活発なものにしていきます。

質が高い合意の形成・意思決定に導く

発散した議論を収束させて、メンバー間での合意を形成し、会議での決定に導きます。より成果の高い意思決定にする為に、様々な意見が飛び交った後でも参加者同士の納得感が高い合意を形成できるようにします。

議論を効率的にすすめる

発言が停滞したときに発言を促したり、議論の論点がずれた時に軌道修正するなど議論が効率的に進うように参加者を誘導します。また、会議がダラダラと延長しないように、時間内に終わるように予定を立てて立ち回るのも重要です。

ファシリテーターとしてどのようにふるまえば会議が効率的に行えるのか会議の「準備」・「進行」・「終了後」に分けて、まずは「準備」から解説をしていきます。きちんと準備ができていれば会議の成功は７割確定です。

会議の目的は？

会議を開くに値する明確な目的があるのでしょうか？
会議の役目は、議題に対して参加者それぞれが意見を出し、意見を収束して合意を形成し、意思決定をすることです。その役目を担うことが無い会議は、ただ無駄にメンバーの時間を食いつぶすだけの集まりになってしまいます。
会議を開催しないことで何か問題があるのか・会議を開かなくても代替手段があるのかを思い浮かべてその議題に対して本当に会議を開催する必要があるのかどうか、開催を企画する前に検討しましょう。

会議のゴールは？

会議の目的を達成するにあたり、会議で求める成果が何であるかを会議のゴールに設定します。明確で具体的なゴールを設定することで、参加者の目指すべき方向性をきっちりとそろえることができます。
そしてゴールが明確であることで会議終了時に参加者全員が会議の成果の有無を実感することができ、意味のある会議であったと判断することができるのです。

会議の目的を達成するために何が必要か？

会議の目的を達成するために必要なことは何でしょうか？
意見やアイデアを発散させる段階であれば、その議題に関する知識・経験・知恵・肯定派意見・反対派意見など様々な意見が必要です。合意形成や意思決定のフェーズであれば、決定事項に対して責任をもてる人物が必須です。

しかしただやみくもに関係しそうな人をアサインしても効率的な議論にはなりません。会議の目的達成のために貢献する意識の高い人だけに参加者を絞ることも重要です。
事前の根回しで、参加者が議論に積極的に参加できる人物・決定事項に対して当事者意識や責任感を持てる人物になり得るように準備をします。

会議の進行をスムーズにするためにアジェンダ作りは重要です。アジェンダを設けることにより何のための会議で何を話し合うのかをメンバーがにしっかりと意識付けすることができます。

アジェンダの例

目的

そんなこといちいち書かなくてもと思われるかもしれませんが、目的をしっかりと明記することでメンバーが会議を行う理由を意識付けすることができます。
会議中に議論の方向がずれてきてしまっても目的に立ち返ることで軌道修正ができるのです。

ゴール

ゴールは明確で具体的なものでなければ、参加者が会議の成功を判断することができません。 会議で出すべき成果を具体的に表すために、ゴールは「何をどうする」を明確にして動詞で終えるように書きましょう。

アジェンダの例では「健康診断のスコアを上げる施策を5つ決定する」とありますが、健康診断のどのスコアに対して話し合うのかまで明確になっていませんね。
高血圧の鈴木さん、貧血の高橋さん、胃炎気味の渡辺さん・・・
もしこのゴール設定で会議をはじめたらきっと議論の方向性がバラバラになってしまうでしょう。「高血圧の社員数を半分に減らすための施策を5つ出す」のような具体的で分かりやすいゴールを設定します。

参加者

ここでは会議における役割を明記にしておきます。ファシリテーターが会議の進行に集中できるようにするためにタイムキーパーを別の人物に託すのも良いでしょう。

タイムスケジュール

ゴールに向けて何を話し合うのか、なるべく小分けにして洗い出していきます。会議の時間は限られていますので、話し合いたいことがたくさんある場合は、その会議の場で必ず結論を出さなければいけないものに絞りましょう。

実際の会議を始める前にアジェンダの内容についてを参加者と個別に合意を取っておきましょう。これによりいくつかの効果が期待できます。

目的の共有化

これには会議中の議論の論点がずれを予防する効果があります。議論の直前で目的を初めて伝えるよりも、事前にも伝えておくことでより強く目的が意識できるようになります。参加者の方向性が揃い、論点が共通化されることで有意義な議論を展開することが期待できます。
また、参加者と目的を確認することで、実は会議に参加する必要がないメンバー・呼んだ方がいいメンバーが見えてくることもあります。

当事者意識を持たせる

参加者に当事者意識を持たせることでより議論が進みやすくなります。議論に必要な情報を調べたりなど、参加者自身も事前準備を行うことができ、会議の時間を必要最低限に抑える効果があります。

意見を引き出す

参加者にアジェンダ内容の確認する際に、個別に議題に対して意見をヒアリングしてください。これは後の会議の場において助けになります。皆の前では本音を語れなかったり、上司に意見を言いにくいようなケースでも、事前に個別にヒアリングを済ませておくことで匿名性をもってファシリテーターから言い出すことができます。

会議のルールを作っておくことで会議進行の妨げを未然に防ぐ効果があります。
ルールを作る際はなるべく「するべきこと」を掲げるようにします。「してはいけない」形式では、議論に制限がかかり意見の発散を妨げる他、じゃあどうしたらいいの？という問いが生まれその解釈が参加者ごとにずれてしまう恐れもあります。

ルールの例
悪い例：他人の意見を否定しない
良い例：他人の意見を建設的なものに転換する

作成したルールは参加者と内容の合意を取っておき、会議中も見えるように張り出しておくとルールを守る意識を高めることができます。

上記のように会議準備を入念に行っても会議設備、いわゆるファシリティ面で手抜きをすると会議本番の進行をスムーズに行う事が出来なくなります。効率的な会議を実現するためにファシリティ面でもきめ細かな準備を心掛けましょう。

会議室の確保

参加人数に応じた会議室を確保します。会議室の数には限りがあり、企業によってはなかなか予約が取りにくいケースもあるので早めの会議室を確保しましょう。もし都合により会議が延期や中止になる場合は、他の利用者の為に確保した会議室を忘れずにリリースしましょう。

会議室予約システムTouch-meeを使えば、会議室の予約解除を忘れてしまっても自動で予約キャンセルができます。詳しくはリンク先をご参照ください。

ステーショナリー

付箋を使う会議は非常に効果的です。思いついたことを書いて貼り、貼った付箋をグループ分けしたり組み合わせたりしながらよりよいアイデアを練り上げることができます。
付箋紙を使う際は同じ色同じ太さのサインペンをたくさん用意しておきましょう。文字の色や太さが異なると視覚的ノイズになり組み合わせの段階で無意識にバイアスがかかる恐れがあります。

ホワイトボードを使う場合は新品のマーカーも準備しておきます。いざ書こうとしたときにインクが切れていては会議が中断してしまいます。

ただし、ホワイトボードでは書ける範囲に限りがあり、書いた履歴が残らないデメリットがあります。
模造紙などを使い、書いたものが会議中いつでも参照できるようにしましょう。

電子ホワイトボードを使えば、枠外を超える広い範囲にも書き続けることができ、別の議題に移るときにも真っ新な画面をすぐに用意することができます。
書いたものを選択して場所を動かすこともできるので、付箋のグルーピングの代わりにもできます。
日本ではまだあまりなじみのない電子ホワイトボードですが、海外では多くの会議で議論活性化に活用されています。

機材

マイク・スピーカー・プロジェクターなど、使用する機材がスムーズに使えるかどうか使用前に操作を試しておきましょう。
機材トラブルで会議の開始が遅れてしまっては、参加者の時間の無駄になるばかりではなく、会議開始後の集中力の欠落にもつながります。

パソコンをプロジェクターに映そうとして接続ケーブルのコネクタが合わないケースもありがちです。変換アダプタによっては同じ形状でもWindows機/Mac機の違いで使えないこともあります。事前に使用予定のパソコンでプロジェクター投影を確認しましょう。

ClickShareを使えばコネクターの種類に関係なく、パソコンにUSBボタンを挿すだけでプロジェクターを無線で接続することができます。議論の中で予定外のパソコン内の資料を投影したくなってもすぐに使う事ができます。

まず、会議の冒頭では参加者全員でアジェンダを確認します。アジェンダを見えるところに掲示して読み上げるだけでOKです。

会議の目的とゴールを改めて確認し合うことで、参加者の意識をそろえて会議中に話が逸れていくことを防ぎます。より効果を高めるために、アジェンダは会議中は常に見えるところに掲示しておきましょう。参加者が思いつきで発言した際にその内容が会議の目的に合っているのかどうか、本人のみならず参加者全員に意識させることができるのです。

ファシリテーションの一番の役目はチームの成果が最大になるよう支援することです。そのためには中立的な立場でチームを管理しなければなりません。
ファシリテーターはあくまで会議を進行させる役であり、自分の意見をだす立場ではないのです。
ファシリテーターが賛成派/反対派どちらかの肩を持ってしまっては、進行が優位な方向に偏ってしまう恐れもあります。これでは会議終盤の合意形成がスムーズに進まなくなる要因になります。
自分の意見は心にしまい、参加者の発言内容に注力するようにしましょう。

また、参加者の発言に対して「それは目的からかけ離れている」とファシリテーターが判断してはいけません。そう判断した時点で中立性を失っています。発言を掘り下げて聴くと会議の目的に沿った考えの上で発言している可能性もあるのです。
判断をする前に後述の掘り下げる質問をして発言の真意を確認しましょう。本当に目的からかけ離れていれば発言者自身が質問に答える中で気が付くはずです。

発言を聴く

発言者から真意を引き出しやすくするためには、まずはより話しやすい状況を作り出します。相手の発言に注力してしっかりと聴き、発言に興味があることを相手にも伝えます。きちんと話を聞いてくれていることが伝われば相手が話をしやすくなります。

適度に視線を向ける、うなずく、相槌を入れる

利き手の視線が向いていると話し手は相手が聴いてくれていると感じます。ファシリテーターは発言者に視線を向けて話を聞きましょう。ただし、凝視し過ぎると緊張を与えてしまいますので、うなずいたりメモを取ったり等、数秒程度視線を外すタイミングも設けるとよいでしょう。
さらに、発言の文節や息継ぎのタイミングでうなずきや相槌を入れることで、より真剣に話を聴いている印象を持たせることができます。

表情を変える

相手の発言内容に応じて、うなずきや相槌を入れながら自身の表情を変えていきます。興味がある内容にわくわくしている表情、事実に驚いた表情、相手の悲しみに同調した悲しい表情など、様々な表情を見せることで相手に興味があることを強く伝える効果があります。

発言を妨げない

相手が発言している間は、相槌以外の言葉は発してはいけません。相手の話は遮らずに最後まで聴きましょう。

気が散るようなしぐさをしない

発言と関係ないしぐさは相手の集中力を削いでしまいます。貧乏ゆすり・ノック式ボールペンのカチカチ・ペン回しなど、無意識にやりがちですが、相手に不快感を感じさせてしまうので注意しましょう。
立ってホワイトボード等にメモを書いていれば、このようなしぐさは出にくい上、メモを取る行為を見せることで話を聴いている印象をより強めることができます。

発言への理解を示す

相手の発言内容を自分が認識したことを相手に伝えます。これにより相手との信頼関係が築かれ、より本音を聞き出しやすくなり、議論をより質の高いものに導けることが期待できます。

オウム返しと言い換え

相手の発言の一部を切り取ってそのまま繰り返す、あるいは一部を言い換えて反復する方法です。ただ繰り返すだけで話を聴いてくれていると相手に感じさせる効果があります。ただし、多用し過ぎるとかえって不信感を与えてしまうので注意しましょう。
また、深堀して聞きたい部分を繰り返すことで相手がその部分をもっと話すように誘導することができます。発言の本質や本音を聞きたいときに有効です。

要約する

相手の話したことをまとめて「つまり〇〇という事ですか？」のような感じで相手に投げかけます。相手に自分が理解しようとしていることが伝わると同時に、自分の認識を整理ができ、他の参加者にも理解を促す効果が期待できます。

掘り下げる・発展させる

発言者に対しては、「なぜそうお考えですか？」「どういう理由ですか」といった、発言を掘り下げるような質問をします。質問形式でなくとも、発言の中で気になったフレーズをそのままオウム返しするだけでも、相手から掘り下げた発言を引き出せる効果があります。

参加者に対しては「他の方はどう思いますか？」「違う考えの方はいますか？」といった、議論に発展させる質問をします。
質問を投げかけることで、自分自身を含め参加者それぞれがその発言に対する理解が深まり、本質への気づきが起こり、より有意義な議論が期待できます。

もし発言が止まってしまったシーンでも、事前にヒアリングした意見を用いて「〇〇という意見もございましたがこれについてどう考えられますか？」と投げかけてみてもよいでしょう。

ファシリテーターは参加者が全員発言するように促しましょう。たとえば、議論をスタートする前に考える時間を設けて一人ずつ意見を言ってもらうという方法も効果的です。発言の少ない人には、先述の議論に発展させる質問を投げかけて「〇〇さんはどう思いますか？」と聞いてみてもよいでしょう。全員から発言を引き出すことで、後の合意形成がスムーズでより納得感が強いものになります。

いつでも参照できるようにする

参加者全員が他メンバーの発言を俯瞰して見えるように、板書で発言内容を記録しましょう。これにより同じ議論をダラダラ繰り返すことを防いだり、各発言の本質の共通部分が目視できたりなど、議論の発展と収束がスムーズに進む効果があります。

そのためには、会議中は記載したものは消さずにすべて残しておく必要があります。ホワイトボードでは書ける範囲に制限があり簡単に消せてしまう為、模造紙や電子ホワイトボードも用意できるとベストです。

要点だけを記録

発言の記録が俯瞰して見えるよう、発言内容を要約して要点のみを記載します。もし内容がまとまらない発言がなされている際には、「どうやって書いたらいいですかね？」と聴くと要約して話し直してくれることもあります。

板書のコツ

きれいに書けない、書いたけどなんだかわかりにくい、という方は、今の議論のフェーズごとにレイアウトを決めてそれに当てはまるように書くことを意識してみてください。
例えば意見を発散させるフェーズであれば発言の要点を1行ずつ書いていきます。別のメンバー同士の発言が同じ要点であれば下線やマークを書き足して、ヒートマップのように意見の集まるポイントを可視化させます。
意見を収束させるフェーズであれば、枠線を引いてTチャートや4分割マトリクスに当てはめて記載していきます。枠線が引かれることで、参加者側も枠のどこに当てはめるか意識しながら発言するようになります。

合意とは意見が対立する側との妥協点を探ることではなく、双方の意見の真意を集約して意思決定のための判断基準を設けることです。

合意形成に導くためにも、先述の傾聴と板書が重要になります。発せられた意見を掘り下げ、その反対意見や違った見方の意見を展開し、それらの要点が俯瞰できる状態にあることで意思決定の判断基準がどこにあるか参加者全員で認識を一致させることができます。
そして参加者全員が発言を済ませている状況にあることこそが、合意形成においてより大きな納得感を持たせるために重要です。納得感の少ない合意では意思決定が覆される恐れあります。

ファシリテーターでなくともよく言われることですが、議事録は当日中に作成して関係者に共有します。人は翌日には70%忘れてしまっているといわれますので、参加者の記憶が新鮮なうちに議事録の内容に齟齬が無いことを確認しましょう。
議事録の体裁を気にするあまり、議事録の共有が遅れてしまうことがあるかもしれませんが、アジェンダに議論の結果を追記するだけでも議事録として十分です。形式を気にしないのであれば、板書をそのまま写真に撮って共有してしまってもよいでしょう。

電子ホワイトボードが使えるのであれば、アジェンダの投影も追記も議論の板書も1台で済む上、会議終了時にその場で電子ホワイトボードから直接メールや電子ファイルで板書をそのまま共有することができます。これなら議事録作成時間はほぼ0ですね。手書き文字をテキスト文字に変換する機能があるので、字が汚くて読めないという心配もありません。

会議の進行がどうであったか参加者に評価してもらい、次回の会議に生かしましょう。なにか問題があれば会議のルールを修正したり、時間配分を変えたりなど、次の会議に向けて改善します。そしてファシリテーター自身のレベルアップにつなげていくのです。

会議を効率的に進めるファシリテーターのコツをお伝えしてまいりました。
会議を効率的に進めるためにはファシリテーターの役割は非常に重要になってきます。そして、ファシリテーターが会議を成功させる要因の7割は事前の準備にかかっています。
より中身の濃い議論にする為に事前に関係者の意見を集めておきます。より成果のある意思決定に導けるように参加者のマインドを自分事化するように意識付けします。
これは中立性を持ったファシリテーターでしかできないことでありファシリテーションにおける重要な作業です。

会議の進行なんて難しそう！なんて思っていた方もいらっしゃるかもしれませんが、実は会議中に行っていることは「意見を聴く」→「質問して掘り下げる」→「板書する」を繰り返しているだけなのです。
重要なのは会議の前に関係者に根回しをしておくこと、そして参加者全員に発言させることです。事前の根回しで参加者の意識をしっかりと議題に向けさせ、参加しない関係者の意見も留めておき、会議の場ではすべての意見を出し切る。これで会議はスムーズに効率的に進み、納得感の強い合意形成をすることができるのです。