ニューノーマルの時代にふさわしい働き方。
オフィス業務を3つの視点でご紹介

ビジネス・経済において、世界金融危機、そしてリーマンショックを経て、社会的に大きな構造的変化を表現する言葉として「ニューノーマル（新常態）」が使われてきました。

コロナ禍、およびアフターコロナでは、ビジネス・経済はもとより人々の生活に至るまで、大きな変化と常識を変える必要に迫られ、今までと違う働き方が求められてきています。 組織や従業員の安全性を確保しつつも、事業の生産性を向上していく、ニューノーマルと言われる新しい時代が、始まろうとしています。 ニューノーマルに相応しい働き方を取り入れた企業では、優秀な人材の確保、従業員のモチベーションアップ、顧客満足度の向上といった、さまざまな恩恵を享受することになるでしょう。

在宅勤務やテレワークなどの推進が注目されますが、オフィスへの出社が必要な業態もありますし、オフィス回帰を進める企業も出てきています。 そこで今回はニューノーマルの時代にふさわしい働き方を実現するために、オフィス業務において、従業員やお客様の安全性を確保しつつ、生産性を高める為の対策を3つの視点でご紹介します。

ここで改めて、ニューノーマルとは何かを簡単に整理したいと思います。

ニューノーマルとは直訳すると「新常態、新たな常識」という意味となりますが、新型コロナウィルス感染症が全世界に広がり、パンデミックの様相を呈している今の状況を乗り越える為の生活様式や経済活動における「新たな常識」、またこの状況を乗り越えた後もコロナ感染再発防止措置を取り入れた社会・経済、新たな生活の在り方として、変化が必要になってくるという考え方を指します。

ニューノーマルは私たちの生活全てに関連するものではありますが、今回は特にビジネスシーンにおけるニューノーマルに焦点を当ててご紹介いたします。

会社の窓口で来訪するお客様をお迎えする受付業務は、不特定多数の方と接触するため、来訪するお客様から受付業務担当者へコロナウイルスが感染する可能性のほか、 その逆に受付業務担当者から来訪するお客様へコロナウイルスを感染させてしまう可能性もあり、受付業務は非常にリスクが高いと言えるでしょう。 しかし、来訪するお客様の数が減ったといえども、来訪者がゼロになるわけでもなく受付業務をおこなうことは必須です。 また、会社の窓口であり、来訪するお客様の第一印象に残る受付は、会社の顔と言っても過言ではありません。

ニューノーマルの時代では、ウイルス感染のリスクを下げつつも、お客様をおもてなしする受付として、今以上に無人受付システムを導入する会社が増えるのではないでしょうか？

無人受付システムの中では、タッチパネルで来訪先を指定したり、付属の内線電話で来訪先担当者を呼び出すものもありますが、アフターコロナの社会では、不特定多数の方が触れるタッチパネルは接触感染の恐れがあり、口元に近づけて話をする受話器は飛沫が付着することもあるため使用をためらわれるお客様も多いでしょう。

ウイルス感染のリスクを下げ、お客様に安心して使用してもらうには、タッチパネル、受話器を消毒する必要となりますが、使用される都度、誰かが消毒を行うのであれば、無人受付システムを導入する意味がありません。

このような懸念から、ニューノーマルの時代に求められる無人受付システムは、QRコードに対応した無人受付システムではないでしょうか？ 事前に発行したQRコードを、無人受付システムのQRコードリーダーに読み込ますだけで受付が完了するため、タッチパネルに触れる回数を必要最低限に減らせます。 また、メール・専用アプリやSMS・ビジネスチャットといった、電話以外での来訪通知機能をもっている無人受付システムであれば、タッチパネル、受話器に触れることが無いため、ウィルス感染のリスクを減らすことができます。このようにお客様に安心というおもてなしをする、これがニューノーマル時代の受付の姿になるのではないでしょうか。

新型コロナウィルス対策として在宅勤務、リモートワークを推進する企業が増えていますが、今まで多くの人が会議室に集まって行っていた会議、打ち合わせをWeb会議で行う場面が増えているかと思います。 一方で経済活動の再開に伴い会社へ出社して業務を行う企業も増えてきているのが現状かと思います。 一部の人は在宅勤務で家からWeb会議に参加、一部の人は会社の会議室からWeb会議に参加というスタイルが主流を占めてくるのではないでしょうか。

会議室でもマスク着用など感染症対策が重要になりますが、見落としがちなのが多くの企業で導入されているパネル(タブレット)式の会議室予約管理システムです。 パネルに会議情報が表示され、利用開始する際、終了する際にパネルにタッチして利用管理を行うものです。会議室を利用する多くの方がパネルに触れる為、会議室利用時には注意が必要となります。

パネルの消毒や会議室を利用するたびに手の消毒を行う対策が考えられますが、手間を考えると中々現実的ではありません。 しかし、最近はパネルレスの会議室予約管理システムが登場し、導入ユーザーが増えてきている事をご存じでしょうか？ 会議室ごとに設置してあるパネル(タブレット)の代わりにNFCシート＋スマートフォンで会議開始、終了の操作が可能で、操作は自身のスマートフォンで行う為、他の人と同じパネルに触れる必要がありません。

会議室利用１つとっても感染対策を講じることができるので、会議室予約管理システムの導入、切替をお考えの方は選択肢の１つとして検討されてみてはいかがでしょうか。

ニューノーマル時代の働き方として、一番最初に思いつくのはWeb会議ではないでしょうか？ 働き方改革の一環として導入を検討し、コロナ禍に際し在宅勤務と相まって本格的に導入した会社も多く、Web会議は広く利用されるようになりました。

アフターコロナを迎え、会社に人が戻ってきてもWeb会議利用の流れは続きます。 会社と在宅者、本社と支社、自社とお客様でWeb会議を実施する、など在宅者と在宅者を結ぶ以外にも会社内で広く使われるようになるでしょう。 今までの会議であれば、ファシリテーターはせいぜいPCとディスプレイを接続して画面投影していれば良かったのですが、ニューノーマル時代の会議では、ディスプレイ投影に加え、Web会議システムなどに代表される、カメラ、スピーカー、マイクといった周辺機器の操作まで求められるようになります。

会議室でWeb会議を始めるにあたり、大型ディスプレイ・カメラ・マイク・スピーカーなどWeb会議に有用な機器があるのに「準備が面倒」「映像や音声がつながらない」「配線が複雑、取り回しが大変で乱雑になる」など様々な問題が発生します。 ワイヤレス対応のプレゼンテーション用機器を使えば、煩わしい準備が必要なくWeb会議の課題を解決することが出来るだけでなく、簡単に画面をディスプレイに投影したり、画面の共有をおこなうことが可能です。 ワイヤレス対応のプレゼンテーション用機器を導入することで、ファシリテーターは今まで通り会議の進行に集中でき、より生産的な会議を行うことが可能になります。

また、会社に出社していても一人でWeb会議に参加するという機会も増えてきているのではないでしょうか。 一人でWeb会議をおこなう際、会議室を一人で使うには会議室リソースが無駄になりますが、かといって自席では周りの景色・音が気になることもあります。そんな時には、周りを気にせずに静音に配慮した打合せブースを導入するとよいでしょう。

一人Web会議に最適なサイズ感の打合せブースは、オフィス内のフロアーに簡単に設置が可能なものもあり、吸音ウレタンを内蔵した壁面パネルにより、音や声の漏れを軽減されます。 また、パネルは空間を遮り過ぎない高さながらも適切な囲われ感があり、集中ブースとしても利用可能です。

今後確実に利用が増えるWeb会議のため、プレゼンテーション用機器や打合せブースの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

ニューノーマルの時代は、それ以前の常識と異なることがあったり、ビジネスモデルや働き方の変化には負担も伴いますが、ただ悲観をするだけでは無いのかもしれません。

今回紹介した事例のニューノーマル時代に対応した働き方を、いち早く取り入れた企業は、優秀な人材の確保、従業員のモチベーションアップ、顧客満足度の向上といった、さまざまな恩恵を受けることにもなります。 コロナ禍を機に変化した働き方が日常になったとき、この困難を乗り越えられたといえることでしょう。