人手不足の状況でも働き方改革関連法の施行を乗り切る方法

2019年4月から働き方改革関連法案が施行され年次有給休暇の取得義務化など企業側にとって人事担当者だけではなく働く方全員にとって他人事ではない状況となっています。
皆様の職場では法令遵守に向けどのような対応を取られていますでしょうか。

有給取得が義務化されると取得される方の業務を代わりに担う人材が必要になります。日本・東京商工会議所「働き方改革関連法への準備状況に関する調査」によると「年次有給休暇の取得義務化」の準備状況で「対応済・対応の目途が付いている」と回答したのは44.0％にとどまっています。その内容を見ると「人員の増強」と回答しているのは31.6%とさらに少なく、2019年4月以降人手が足りないと感じる場面がより一層増えてくるのではないでしょうか。

人手確保が難しい状況ですが、1.労働移動支援助成金(中途採用拡大コース)、2.特定求職者雇用関係助成金、3.トライアル雇用助成金(一般トライアルコース)など様々な助成金制度が存在し、制度を活用して負担を少なく雇用を進めることを検討している企業も多いかもしれません。

助成金制度は存在するものの、人の採用自体が難しいこのご時世、人員増強以外の対策を講じる必要が出てきます。法案を遵守することについては、意識啓蒙やマネジメント面での対応も必要となりますが、業務量に対して人員が不足している状況に対する対策(人員を増やさず対応できること)が最重要課題になるかと思います。

人材の有効活用

人員を増やせないとなると、今いる人員を有効に活用するのが一番効果が大きいのではないでしょうか。先の調査では「時間外労働の上限規制」への対応にあたっての課題として「業務の繁閑」に関する項目が上位に挙がってきています。どのような業務でも程度の差こそあれ繁閑はあるのではないでしょうか。この繁閑をうまく利用して人材を有効活用する手立てを考えてみてはいかがでしょうか。

業務の再確認

繁閑のGAPが激しい業務や頻度が多い業務など、業務の洗い出し、再確認を行うことで有効活用が可能な人材リソース/業務が見つかるかと思います。例えば、人事、経理、営業、生産現場など様々な業務に様々な繁閑が存在すると思いますが、閑期であっても人手をゼロにするわけにはいかない、というのが多くの業務で共通して聞かれることです。
しかし、IT技術が進歩している現在、人手による業務を代替することが可能になってきています。

人手を代替してくれるツール

現在業務を効率化してくれる様々なツールがあり、昨今の人手不足対策としてRPAを導入あるいは検討されている企業様も多いかと思います。業務の再確認もそのようなツールの存在を考慮に入れて実施すると、人手不足の対策に繋がりやすいのではないでしょうか。次章では、具体例として総務部門の業務である受付業務を題材に人材の有効活用までのステップを考えてみたいと思います。

受付はピークとオフが明確

受付業務といっても業界や企業ごとに具体的な内容は異なります。お客様が来訪された際の接客対応、電話での来客の取次、応接コーナーへのアテンドなどが一般的な業務内容となります。場合によっては会議室などの予約管理や代表電話の取次なども受付担当者の業務範囲に含まれている場合もあります。
一番の主たる業務「来訪されたお客様の応対」は1日の中でも忙しい時間帯と来訪客の少ない時間帯が割と明確に分かれるケースが多いです。打ち合わせがセッティングされる時間帯は10時、13時、15時など区切りの良い時間が多く、この時間帯では受付前に行列ができている、という光景をよく見かけます。
逆に言うとそれ以外の時間帯はメイン業務としては手すきになる時間帯となり、企業によっては簡単な事務仕事を受付に設置したPCで実施している事もあるかもしれません。

空いたリソースを総務の他の業務に割り当て

このように1日の中でも繁閑がある業務を洗い出し、1時間、30分単位で空いたリソースを他の重要な業務に割り当てることを実践することで、総務部門全体での業務負荷を分散し、「年次有給休暇の取得義務化」や「時間外労働の上限規制」といった法制度への対応を業務負荷という社員へのしわ寄せを負わせることなく実施していくことが重要ではないでしょうか。

一人受付でも大丈夫

受付業務の規模によりますが、受付担当者が1人で対応している場合、手すきの時間帯があっても受付を無人にするわけにはいかないという企業も多いかと思います。企業により受付業務に対する考え方、方針がそれぞれあるかと思いますが、今は無人受付システムというIT製品が多く提供されています。
このようなツールを利用し、手すきの時間帯は無人受付システムに任せることが可能になっています。人手不足がなかなか解消されない昨今の状況において、今いる人員を有効活用することが重要なポイントとなります。ITシステムで代替可能なものはITシステムに任せる。この考え方の転換が今いる人員の有効活用へのターニングポイントとなります。

おもてなしの心も重要

もちろん受付は企業の顔となる重要な業務です。無人受付システムにすることでお客様への印象が悪くなることがあってはいけません。無人受付システムはさほど新しい考え方のITツールではありません。様々な形態の製品、サービスが提供されています。
企業ごとに重要視されているおもてなしの心をシステム上でどこまできめ細かく実現できるか、企業の顔を担う重要なシステムなのでコストだけではない慎重な製品選びが必要となります。

いよいよ2019年4月から施行された働き方改革関連法。人員増強が難しい状況においてはやはりITシステムの力を借りて人材を有効に活用し、無理なく法制度を遵守していくことが必要です。システムの導入にはお金と時間がかかりますが、採用コストや育成コストまで考えると既存人材の活用は相対的に大きなメリットとなるのではないでしょうか。
2019年4月以降も順次働き方改革関連法の施行が控えています。業務の洗い出しと代替可能な業務のシステム化計画を今すぐ始めることをお勧めします。

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